Kostenloser Ratgeber für Hausverwaltungen · 15 Min. Lesezeit

Nicht noch ein Tool. Was Hausverwaltungen wirklich entlastet.

Warum Ihr Team am Limit arbeitet und wie Sie die Zeit zurückholen. Nicht nur, wo es hakt: Sie bekommen konkrete Lösungswege für sechs Prozesse, Vorlagen zum Kopieren und einen Fahrplan, der Zeit spart.

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1
Teil 1 · Das ProblemZahlen, Engpässe, ein Fall aus dem Alltag · frei
 2
Teil 2 · Die LösungenLösungswege, Vorlagen, Rechner, Fahrplan · Kostprobe frei
0%der Verwaltungen bezeichnen sich als überlastet.
0Wochendauert es im Schnitt, eine offene Stelle zu besetzen.
0%der Mieter nutzt Apps oder Portale. Alle anderen rufen an.
Dariusch Zadeh

Wer hier schreibt

Dariusch Zadeh. Praktiker, kein Theoretiker.

Die meisten KI-Anbieter kennen die Technik, aber nicht den Büroalltag. Ich kenne beides: Ich habe 26 Villen gebaut, vermietet und mit Handwerkern instand gehalten, 22 Mitarbeitende geführt und die Software für meine eigenen Betriebe selbst entwickelt.

Betriebweiß, was nervt+Technikweiß, wie man baut=Theorie & Praxisin einer Hand

01 · Die Lage in Zahlen

Die Arbeit wächst. Das Team nicht.

Wirtschaftlich geht es der Branche gut. Trotzdem arbeiten die meisten Verwaltungen am Limit, weil die Aufgaben schneller wachsen als das Team.

0 %

der Immobilienverwaltungen in Deutschland bezeichnen sich als überlastet.

Auslastung der Verwaltungen, 2026
Überlastet
62,1 %
Ausgewogen ausgelastet
23,3 %

Nur knapp jede vierte Verwaltung arbeitet in einem gesunden Rahmen.

53 %

fanden 2024 keine passenden Bewerber für offene Stellen. Ein Jahr davor waren es 42 %.

42 %2023
53 %2024
16 Wochen

dauert es im Schnitt, eine Stelle zu besetzen. Pro Stelle kommen nur rund neun Bewerbungen.

Ein Kästchen ist eine Woche, in der die Arbeit liegen bleibt.

57,1 %

wollen sich von zeitintensiven Objekten trennen, 49,5 % von unrentablen Mandaten.

49,5 %unrentabel
57,1 %zeitintensiv
Die Nachfrage ist da

Das Problem ist nicht das Geschäft. Es sind die Hände, die es abarbeiten.

+7,7 %Umsatz der Verwaltungen 2025
+12,8 %Betriebsergebnis 2025
+5,2 %mehr Einheiten je Verwaltung
45,9 %

lehnen schon heute mehr als die Hälfte neuer Anfragen ab. Wachstum scheitert nicht an Kunden, sondern an Kapazität.

Jede Stunde Routine, die Ihr Team zurückbekommt, ist Kapazität, die Sie nicht suchen und nicht einstellen müssen.

02 · Wo die Zeit verloren geht

Die Zeit verschwindet nicht in großen Projekten. Sondern in tausend kleinen Handgriffen.

So verteilt sich ein Arbeitstag im BüroAnteil der Arbeitszeit
29,9 %E-Mails
19,6 %Suchen
50,5 %alles andere, also die eigentliche Arbeit
0×am Tag werden Beschäftigte im Schnitt unterbrochen, etwa alle zwei Minuten.
0 Min.dauert es nach einer Unterbrechung, bis man wieder bei der eigentlichen Aufgabe ist.

Branchenübergreifende Studien. In Verwaltungen mit vielen Anrufen und Mails liegt der Anteil eher höher.

Die sechs typischen Engpässe in der Hausverwaltung

Telefon & Postfach

82 %

der Mieter melden sich per Telefon bei der Verwaltung. Jeder Anruf unterbricht eine andere Aufgabe.

Schäden & Handwerker

8,9 Wo.

sind Handwerker im Schnitt ausgebucht. Jede fehlende Angabe kostet einen weiteren Anruf und weitere Tage.

Rechnungen

75 Tage

Arbeit pro Jahr nur für Eingangsrechnungen, bei 1.000 Einheiten und acht Minuten pro Rechnung.

Abrechnungen

Jede 2.

Betriebskostenabrechnung ist laut Mieterbund fehlerhaft. Jeder Fehler bringt Nachfragen und kostet Vertrauen.

Wissen in Köpfen

69 %

der Unternehmen haben keine funktionierenden Regeln für die Ablage. Geht eine Kollegin, geht ihr Wissen mit.

Versammlungen

39,4 %

der Verwaltungen finden wegen der Abendtermine schwerer Personal. Protokolle entstehen danach, oft nachts.

Warum daraus ein Engpass wird

Das ist kein Fleißproblem. Es ist ein Ablaufproblem.

Anruf kommt rein→Arbeit wird unterbrochen→23 Min., bis man wieder drin ist→Vorgang bleibt liegen→Mieter ruft wieder an
und alles beginnt von vorn

03 · Ein Fall aus dem Alltag

Ein Wasserschaden. Zehn Handgriffe, bevor jemand repariert.

Schalten Sie um und vergleichen Sie: So läuft es heute in vielen Büros, und so mit einer Lösung, die für den Betrieb gebaut ist.

  1. 01Mieterin ruft an. Die Sachbearbeiterin ist gerade im Gespräch.Telefon
  2. 02Rückruf. Der Schaden wird mündlich beschrieben und notiert.Telefon
  3. 03Fotos fehlen. Bitte per Mail, Antwort kommt am nächsten Tag.E-Mail
  4. 04Objekt, Einheit und Versicherung heraussuchen.Software
  5. 05Dringend oder nicht? Wer ist zuständig? Kurz die Kollegin fragen.Flurfunk
  6. 06Drei Handwerker anrufen. Einer meldet sich zurück.Telefon
  7. 07Termin zwischen Mieterin und Handwerker abstimmen.E-Mail
  8. 08Der Eigentümer fragt nach dem Stand.Telefon
  9. 09Die Rechnung kommt als PDF und wird abgetippt.PDF
  10. 10Den Vorgang in der Excel-Liste nachtragen.Excel
Für eine einzige Meldung 10 Handgriffe für eine einzige Schadensmeldung.
6 Kanäle3 Rückfragen
Rechenbeispiel

20 Meldungen × 45 Min. = 15 Std.

20 Schadensmeldungen pro Woche mit je 45 Minuten Hin und Her sind fast zwei Arbeitstage. Jede Woche, nur für ein einziges Thema.

Beispielhafter Ablauf und Beispielrechnung. Wie die Lösung bei Ihnen aussieht, ergibt sich aus Ihren Abläufen und Ihrer Software.

04 · Teil 2: Die Lösungen · Sechs Prozesse

Sechs Prozesse, die sich fast immer optimieren lassen. Und wie wir dabei vorgehen.

Zu jedem Prozess gibt es eine Fallstrategie: was heute passiert, wie wir vorgehen, was Sie sofort selbst tun können, woran Sie den Erfolg messen, und eine Vorlage zum Kopieren.

Welcher Prozess bei Ihnen der größte Hebel ist, finden wir gemeinsam heraus.

Im Kick-off-Call und im anschließenden Audit schauen wir uns Ihre echten Vorgänge an und messen, wo Ihre Verwaltung am meisten Zeit liegen lässt. Die Regel ist einfach: Was oft vorkommt und jedes Mal lange dauert, kommt zuerst.

ProzessWie oftWerTypischer Hebel
01Anfragen per Telefon und Postfachtäglichganzes Teamfrei02Schadensmeldung bis Handwerkerauftragmehrmals pro WocheSachbearbeitung03Rechnungseingang und FreigabetäglichBuchhaltung04Eigentümerversammlung und Protokolljährlich je ObjektVerwaltung05Mieterwechsel und Vermietungbei jedem WechselVermietung06Objektwissen und Ablageständigalle

Kostprobe: der komplette Lösungsweg für Prozess 01

Fallstrategie · Prozess 1 von 6

Anfragen per Telefon und Postfach. Dieselben zehn Fragen, jeden Tag.

täglichganzes TeamHebel: hoch
  • Enthält
  • Lösungsweg in 4 Schritten
  • Ablauf mit Lösung
  • Sofort-Tipp
  • Checkliste
  • Vorlage zum Kopieren
  • Kennzahlen
So läuft es heute
  • Anrufe unterbrechen jede andere Aufgabe
  • Dieselben Fragen zu Nebenkosten, Schlüsseln und Terminen
  • Mails werden einzeln gelesen, weitergeleitet, beantwortet
  • Rückrufbitten gehen im Alltag unter
82 %

der Mieter melden sich per Telefon bei ihrer Verwaltung, nur 1 % über Apps oder Portale.

275× am Tag werden Beschäftigte im Schnitt unterbrochen.

So gehen wir vor

  1. 1
    Zählen

    Eine Woche lang Kanal, Anliegen und Dauer jeder Anfrage erfassen.

  2. 2
    Bausteine

    Antworten für die zehn häufigsten Anliegen, in Ihrem Ton und mit Ihren Regeln.

  3. 3
    Sortieren und entwerfen

    Der Eingang wird nach Objekt und Anliegen sortiert, die KI schreibt den Entwurf.

  4. 4
    Freigeben und messen

    Ihr Team prüft und sendet. Wir messen die Minuten pro Anfrage.

So läuft es mit einer Lösung für Ihren Betrieb
Anruf, Mail oder WhatsAppNach Objekt und Anliegen sortiertAntwortentwurf in Ihrem TonTeam prüft und sendet
Sofort, ohne Software

Ein gemeinsames Postfach für alle Anfragen und feste Rückrufzeiten statt ständiger Telefonbereitschaft.

Checkliste
Die zehn häufigsten Anliegen
  • Nebenkostenabrechnung
  • Schlüssel und Schließanlage
  • Termine und Erreichbarkeit
  • Schäden und Reparaturen
  • Kaution und Mieterwechsel

Eine Woche Strichliste genügt, um Ihre eigene Top 10 zu kennen.

Erfolg messen
  • Minuten pro Anfrage
  • Zeit bis zur Antwort
  • Anteil fertiger Entwürfe

Gemessen vor dem Start im Audit und danach wieder.

Vorlage zum Kopieren
Antwortbaustein: Frage zur Nebenkostenabrechnung
Nach Freischaltung
Guten Tag [Name],

vielen Dank für Ihre Nachricht zur Nebenkostenabrechnung [Jahr] für [Objekt, Wohnung].

Die Belege können Sie am [Datum] zwischen [Uhrzeit] in unserem Büro einsehen. Gern schicken wir Ihnen auch Kopien der gewünschten Positionen per E-Mail.

Ihre Frage zu [Position] haben wir an [Zuständige/r] weitergegeben. Sie hören bis [Datum] von uns.

Freundliche Grüße
[Name], [Verwaltung]
Passt das zu Ihrem Büro?

Leiten Sie den Ratgeber an Ihre Geschäftsführung weiter.

Mit einer fertigen Nachricht, per E-Mail, WhatsApp oder Link.

05 · Zeitfresser-Rechner

Was wäre das bei Ihnen wert? Schieben Sie die Regler.

Die Rechnung ist bewusst einfach. Die echten Zahlen messen wir im Audit, an Ihren echten Vorgängen.

4
10 Std. Anrufe, Mails, Abtippen, Suchen, Nachfragen. Allein Mails machen im Büro rund 30 % der Zeit aus.
40 % Vorsichtig angesetzt. Technisch wären in Ausbildungsberufen im Schnitt 62 % der Tätigkeiten automatisierbar.
47,50 € Im Grundstücks- und Wohnungswesen kostete eine Arbeitsstunde 2025 im Schnitt 47,50 €.
Ihr Team gewinnt pro Jahr
0 €

an Arbeitszeit zurück, die heute in Routine steckt.

16Stunden pro Woche
736Stunden pro Jahr
0,4Vollzeitstellen, ohne sie besetzen zu müssen
Routine im Team: 40 Std. pro Wochedavon frei: 16 Std.

Annahmen: 46 Arbeitswochen pro Jahr, eine Vollzeitstelle mit 39,3 Stunden pro Woche. Keine Zusage, sondern eine Größenordnung.

Weiterlesen · kostenlos

Bis hier das Problem. Ab hier die Lösungen.

Sie haben gesehen, wo die Zeit verloren geht. Im zweiten Teil steht, wie Sie sie zurückholen, Schritt für Schritt und mit Vorlagen, die Sie sofort nutzen können.

  • 5 weitere Lösungswege, Schritt für Schritt: Schäden, Rechnungen, Versammlung, Mieterwechsel, Objektwissen
  • Vorlagen zum Kopieren: Mieterinfo, Mail an Dienstleister, Protokoll, Inserat-Antwort, Steckbrief
  • Sofort-Tipps ohne Software und die Kennzahlen, an denen Sie den Erfolg messen
  • Ihr Fahrplan in sechs Schritten und warum Tools allein scheitern, belegt mit Zahlen

Kein Newsletter, kein Spam. Nach dem Eintrag rufen wir Sie einmal kurz an.

04 · Lösungswege 2 bis 6

Fünf weitere Lösungswege. Mit Vorlagen, die Sie heute noch nutzen können.

Fallstrategie · Prozess 2 von 6

Schadensmeldung bis Handwerkerauftrag. Drei Rückfragen, bevor jemand kommt.

mehrmals pro WocheSachbearbeitungHebel: hoch
  • Enthält
  • Lösungsweg in 4 Schritten
  • Ablauf mit Lösung
  • Sofort-Tipp
  • Checkliste
  • Vorlage zum Kopieren
  • Kennzahlen
So läuft es heute
  • Die Meldung kommt unvollständig und ohne Fotos
  • Rückfragen per Telefon und Mail
  • Handwerker werden telefonisch gesucht
  • Mieter und Eigentümer fragen nach dem Stand
8,9 Wochen

sind Handwerksbetriebe im Schnitt ausgebucht. Jede fehlende Angabe verlängert die Wartezeit.

60 % der Deutschen sagen, es sei nicht leicht, Handwerker zu bekommen.

So gehen wir vor

  1. 1
    Pflichtangaben

    Festlegen, was eine vollständige Meldung braucht, inklusive Fotos und Erreichbarkeit.

  2. 2
    Jeder Kanal

    Meldung per WhatsApp, Mail oder Formular. Fehlende Angaben werden automatisch nachgefragt.

  3. 3
    Nach Ihren Regeln

    Dringlichkeit einstufen, Handwerker aus Ihrer Liste vorschlagen, Auftrag per Klick.

  4. 4
    Stand automatisch

    Mieter und Eigentümer erfahren den Stand, sobald sich etwas ändert.

So läuft es mit einer Lösung für Ihren Betrieb
Meldung mit FotosDringlichkeit nach Ihren RegelnHandwerker per KlickStand geht automatisch raus
Sofort, ohne Software

Eine Checkliste „Gute Schadensmeldung“ an alle Mieter schicken und im Treppenhaus aushängen.

Checkliste
Checkliste: gute Schadensmeldung
  • Was ist passiert? Kurz und genau
  • Wo genau: Objekt, Wohnung, Raum
  • Seit wann und wodurch?
  • Fotos aus mehreren Blickwinkeln
  • Telefon, E-Mail und Erreichbarkeit
Erfolg messen
  • Rückfragen pro Meldung
  • Tage bis zum Auftrag
  • Nachfrage-Anrufe

Gemessen vor dem Start im Audit und danach wieder.

Vorlage zum Kopieren
Mieterinfo: So melden Sie einen Schaden richtig
Nach Freischaltung
Liebe Mieterinnen und Mieter,

damit wir Schäden schneller beheben können, brauchen wir bei jeder Meldung diese Angaben:

1. Was ist passiert? Kurz und genau.
2. Wo genau? Haus, Wohnung, Raum.
3. Seit wann, und gibt es einen Auslöser?
4. Zwei bis drei Fotos aus verschiedenen Blickwinkeln.
5. Ihre Telefonnummer und wann Sie erreichbar sind.

Bitte an: [E-Mail oder WhatsApp-Nummer]
Notfälle wie Wasserrohrbruch oder Heizungsausfall: [Notdienst-Nummer]

Vielen Dank
Ihre [Verwaltung]

Fallstrategie · Prozess 3 von 6

Rechnungseingang und Freigabe. Acht Minuten pro Beleg, tausendfach.

täglichBuchhaltungHebel: hoch
  • Enthält
  • Lösungsweg in 4 Schritten
  • Ablauf mit Lösung
  • Sofort-Tipp
  • Checkliste
  • Vorlage zum Kopieren
  • Kennzahlen
So läuft es heute
  • PDFs landen in verschiedenen Postfächern
  • Abtippen, Objekt und Kostenart suchen
  • Freigabe auf Zuruf oder per Zettel
  • E-Rechnungen kommen zusätzlich dazu
75 Tage

Arbeit pro Jahr nur für Eingangsrechnungen, bei 1.000 Einheiten und rund acht Minuten pro Rechnung.

Heute75 Tage
Automatisiertca. 10 Tage

Bei rund einer Minute pro Rechnung, optimistisches Szenario der Quelle.

So gehen wir vor

  1. 1
    Eine Adresse

    Eine zentrale Rechnungsadresse für alle Dienstleister, auch für E-Rechnungen.

  2. 2
    Auslesen

    Objekt, Kostenart und Betrag werden vorgeschlagen, Dubletten erkannt.

  3. 3
    Freigabe nach Regeln

    Je nach Betrag und Objekt, per Klick und nachvollziehbar.

  4. 4
    Übergabe

    Die Daten gehen in Ihre Verwaltungssoftware, statt doppelt abgetippt zu werden.

So läuft es mit einer Lösung für Ihren Betrieb
Rechnung kommt reinAusgelesen und vorkontiertFreigabe per KlickIn Ihrer Software
Sofort, ohne Software

Eine eigene Adresse wie rechnungen@ihre-verwaltung.de anlegen und allen Dienstleistern mitteilen.

Checkliste
Prüfung in drei Schritten
  • Formell: alle Pflichtangaben vorhanden?
  • Sachlich: passt sie zu Auftrag und Leistung?
  • Rechnerisch: stimmen Mengen, Preise, Summe?

Seit 2025 müssen Verwaltungen E-Rechnungen empfangen können. Ein PDF per Mail gilt nicht mehr als E-Rechnung.

Erfolg messen
  • Minuten pro Rechnung
  • Tage bis zur Zahlung
  • Rückfragen an Dienstleister

Gemessen vor dem Start im Audit und danach wieder.

Vorlage zum Kopieren
Mail an alle Dienstleister: neue Rechnungsadresse
Nach Freischaltung
Guten Tag,

ab dem [Datum] senden Sie Ihre Rechnungen bitte ausschließlich an: rechnungen@[ihre-verwaltung].de

Damit wir schnell zahlen können, braucht jede Rechnung:
- Objektadresse und, falls vorhanden, Wohnung
- unsere Auftrags- oder Vorgangsnummer
- Leistungsdatum und eine kurze Leistungsbeschreibung

E-Rechnungen (XRechnung oder ZUGFeRD) nehmen wir gern an dieselbe Adresse entgegen.

Vielen Dank und freundliche Grüße
[Name], [Verwaltung]

Fallstrategie · Prozess 4 von 6

Eigentümerversammlung und Protokoll. Der Abend endet nicht mit der Versammlung.

jährlich je ObjektVerwaltungHebel: mittel bis hoch
  • Enthält
  • Lösungsweg in 4 Schritten
  • Ablauf mit Lösung
  • Sofort-Tipp
  • Checkliste
  • Vorlage zum Kopieren
  • Kennzahlen
So läuft es heute
  • Einladung und Unterlagen zusammenstellen
  • Versammlung am Abend, oft nach 17 Uhr
  • Protokoll danach, nicht selten nachts
  • Beschluss-Sammlung von Hand nachtragen
39,4 %

der Verwaltungen finden wegen der abendlichen Versammlungen schwerer Personal.

Nur 35,6 % der Versammlungen beginnen vor 17 Uhr.

So gehen wir vor

  1. 1
    Vorlagen je Objekt

    Einladung und Tagesordnung mit Fristen, mindestens drei Wochen vorher.

  2. 2
    Protokoll-Entwurf

    Aus Stichpunkten direkt nach der Versammlung, Beschlüsse im Wortlaut.

  3. 3
    Beschluss-Sammlung

    Wird vorbefüllt, fortlaufend nummeriert. Ihr Team prüft nur noch.

  4. 4
    Aufgaben mit Frist

    Was beschlossen ist, landet als Vorgang bei den Zuständigen.

So läuft es mit einer Lösung für Ihren Betrieb
Stichpunkte aus der VersammlungProtokoll-EntwurfBeschluss-Sammlung vorbefülltAufgaben mit Frist
Sofort, ohne Software

Eine Protokollvorlage mit festen Abschnitten nutzen. Das spart schon beim nächsten Mal Zeit.

Checkliste
Mindestinhalt des Protokolls
  • Ort, Datum, laufende Nummer
  • Versammlungsleitung und Einladungsnachweis
  • Teilnehmerliste
  • Tagesordnung mit Beschlusswortlaut
  • Abstimmung und Ergebnis

Tonaufnahmen nur mit Einwilligung aller Teilnehmenden.

Erfolg messen
  • Stunden pro Protokoll
  • Tage bis zum Versand
  • offene Beschluss-Aufgaben

Gemessen vor dem Start im Audit und danach wieder.

Vorlage zum Kopieren
Gliederung für das Versammlungsprotokoll
Nach Freischaltung
Niederschrift der Eigentümerversammlung
Gemeinschaft: [Objekt] · Nr. [laufende Nummer]
Ort, Datum, Beginn und Ende: [ ]
Versammlungsleitung: [ ]
Einladung vom [Datum], fristgerecht: ja / nein
Anwesend und vertreten: [ ] von [ ] Miteigentumsanteilen

TOP 1: [Titel]
Beschlussantrag im Wortlaut: [ ]
Abstimmung: Ja [ ] · Nein [ ] · Enthaltung [ ]
Ergebnis: angenommen / abgelehnt, verkündet

TOP 2: ...

Unterschriften: Versammlungsleitung, ein Wohnungseigentümer, Beiratsvorsitz (falls bestellt)

Fallstrategie · Prozess 5 von 6

Mieterwechsel und Vermietung. Hundert Anfragen für eine Wohnung.

bei jedem WechselVermietungHebel: mittel
  • Enthält
  • Lösungsweg in 4 Schritten
  • Ablauf mit Lösung
  • Sofort-Tipp
  • Checkliste
  • Vorlage zum Kopieren
  • Kennzahlen
So läuft es heute
  • Sehr viele Anfragen pro Inserat
  • Besichtigungen werden einzeln abgestimmt
  • Unterlagen werden nachgefordert
  • Übergabeprotokoll auf Papier
100+

Kontaktanfragen kommen in den meisten Metropolen auf ein Inserat. Hamburg zählt zu den angespanntesten Märkten.

So gehen wir vor

  1. 1
    Sofort antworten

    Jede Anfrage bekommt eine Antwort mit freien Besichtigungsterminen zur Auswahl.

  2. 2
    Unterlagen per Checkliste

    Und nur das, was zu diesem Zeitpunkt zulässig ist.

  3. 3
    Digitale Übergabe

    Protokoll mit Fotos, Zählerständen und Schlüsseln, direkt vor Ort.

  4. 4
    Daten weitergeben

    An Buchhaltung und Abrechnung, ohne erneutes Abtippen.

So läuft es mit einer Lösung für Ihren Betrieb
Anfrage zum InseratTermin selbst gewähltUnterlagen per ChecklisteDigitale Übergabe
Sofort, ohne Software

Sammeltermine für Besichtigungen statt vieler Einzeltermine.

Checkliste
Übergabeprotokoll: Pflichtpunkte
  • Zählerstände mit Foto
  • Schlüssel nach Anzahl und Art
  • Zustand je Raum mit Fotos
  • Mängel und Fristen
  • Unterschriften beider Seiten
Erfolg messen
  • Stunden pro Mieterwechsel
  • Tage Leerstand
  • Nachforderungen von Unterlagen

Gemessen vor dem Start im Audit und danach wieder.

Vorlage zum Kopieren
Antwort auf Anfragen zum Inserat
Nach Freischaltung
Guten Tag [Name],

vielen Dank für Ihr Interesse an der Wohnung [Adresse, Lage].

Für Besichtigungen haben wir diese Termine:
- [Tag, Datum, Uhrzeit]
- [Tag, Datum, Uhrzeit]

Bitte antworten Sie kurz mit Ihrem Wunschtermin. Zur Besichtigung brauchen Sie noch keine Unterlagen. Was wir später benötigen, schicken wir Ihnen nach dem Termin.

Freundliche Grüße
[Name], [Verwaltung]

Fallstrategie · Prozess 6 von 6

Objektwissen und Ablage. Wenn eine Kollegin fehlt, fehlt das Wissen.

ständigalleHebel: hoch, oft unterschätzt
  • Enthält
  • Lösungsweg in 4 Schritten
  • Ablauf mit Lösung
  • Sofort-Tipp
  • Checkliste
  • Vorlage zum Kopieren
  • Kennzahlen
So läuft es heute
  • Wissen steckt in Köpfen und Ordnern
  • Jede Kollegin legt anders ab
  • Suchen kostet jeden Tag Zeit
  • Urlaub oder Kündigung bedeutet Stillstand
19,6 %

der Arbeitszeit vergeht im Büro mit Suchen. 69 % der Unternehmen haben keine funktionierenden Ablageregeln.

20 % der Verwaltungen hatten 2024 Abgänge, über 70 % davon Eigenkündigungen.

So gehen wir vor

  1. 1
    Steckbrief je Objekt

    Ansprechpartner, Verträge und Besonderheiten an einem festen Ort.

  2. 2
    Durchsuchbar machen

    Eine Frage in normaler Sprache, die Antwort mit Fundstelle.

  3. 3
    Übergaben festhalten

    Wissen wird dokumentiert, nicht nur mündlich weitergegeben.

  4. 4
    Klare Rechte

    Jeder sieht nur, was er sehen darf.

So läuft es mit einer Lösung für Ihren Betrieb
Frage in normaler SpracheSuche in Akten und BeschlüssenAntwort mit FundstelleTeam prüft und nutzt
Sofort, ohne Software

Eine feste Ordnerstruktur für alle Objekte, mit gleichen Namen in gleicher Reihenfolge.

Checkliste
Objekt-Steckbrief
  • Adresse, Einheiten, Baujahr
  • Beirat und Ansprechpartner
  • Hausmeister und Notdienste
  • Verträge und Wartungen
  • Besonderheiten und wichtige Beschlüsse
Erfolg messen
  • Suchzeit pro Vorgang
  • Rückfragen an Kollegen
  • Stillstand bei Abwesenheit

Gemessen vor dem Start im Audit und danach wieder.

Vorlage zum Kopieren
Objekt-Steckbrief
Nach Freischaltung
Objekt-Steckbrief: [Adresse]
Einheiten / Baujahr: [ ] / [ ]
Verwaltung seit: [ ]
Beirat: [Name, Telefon, E-Mail]
Hausmeister: [Name, Telefon]
Notdienste: Heizung [ ] · Sanitär [ ] · Elektro [ ] · Schlüssel [ ]
Verträge und Wartungen: [Aufzug, Heizung, Versicherung, Reinigung, jeweils mit Laufzeit]
Besonderheiten: [z. B. Zugang Dach, Absperrhahn, Sondernutzungsrechte]
Wichtige Beschlüsse: [Nr., Datum, Thema]
Zuletzt aktualisiert: [Datum, Kürzel]
01

KI entwirft, Ihr Team entscheidet.

Nichts geht raus und nichts wird bezahlt, ohne dass ein Mensch freigibt.

02

Ihre Daten bleiben geschützt.

Verarbeitung in der EU, mit Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach DSGVO.

03

KI bleibt erkennbar.

Wo KI direkt mit Mietern schreibt, ist das von Anfang an klar, wie es das Gesetz verlangt.

06 · Warum Tools allein nicht helfen

Mehr Software. Gleiche Überstunden.

Verwaltungen stecken über 8 % ihres Umsatzes in IT. Trotzdem sind 62 % überlastet. Das liegt selten an der Software selbst, sondern daran, wie sie in den Betrieb kommt.

So melden sich Mieter bei ihrer Verwaltung

Die App ist da. Angerufen wird trotzdem.

Telefon
82 %
Brief
66 %
E-Mail
58 %
Messenger
6 %
Apps & Portale
1 %

Mehrfachnennungen möglich. Eine Lösung muss dort ansetzen, wo die Arbeit wirklich ankommt.

63 %

der Verwaltungen nennen die Anbindung an bestehende Systeme als größte Hürde beim Einsatz von KI.

87 %

der Unternehmen, die KI schon nutzen, schöpfen ihr Potenzial nicht aus.

„Wer nur eine Lizenz kauft, hat KI eingekauft, aber noch nichts verändert.“Ralf Wintergerst, Bitkom-Präsident

Fünf Gründe, warum Tools von der Stange selten entlasten

  1. 01

    Von der Stange

    Gebaut für alle Verwaltungen, passend für keine. Ihre Sonderfälle bleiben Handarbeit.

  2. 02

    Nicht eingebaut

    Das Tool läuft neben Ihrer Software her. Ihr Team kopiert weiter von Hand zwischen den Programmen.

  3. 03

    Keine Schulung

    Lizenz gekauft, Zugang verschickt, fertig. Wer nicht sieht, wie es im Alltag hilft, nutzt es nicht.

  4. 04

    Kein Follow-up

    Nach dem Start misst niemand, ob Zeit gespart wird. Drei Monate später läuft alles wie vorher.

  5. 05

    Der Betrieb passt sich dem Tool an

    Abläufe, die funktioniert haben, werden umgebaut, damit die Software passt. Richtig wäre es umgekehrt.

Woran KI-Projekte scheitern

Die Technik ist der kleinste Teil. 70 % sind Menschen und Abläufe.

10 % Algorithmen 20 % Technik & Daten 70 % Menschen & Prozesse

07 · Unser Weg

Ihr Betrieb passt sich dem Tool an? Wir drehen es um.

Wir fangen nicht beim Tool an, sondern bei Ihren echten Vorgängen. Und wir hören nicht auf, wenn die Lösung läuft.

Tool von der StangeFür Ihren Betrieb entwickelt

Für alle Betriebe gleich

Aus Ihren echten Mails, Vorgängen und Daten entwickelt

Ihr Team passt sich dem Tool an

Die Lösung passt sich Ihren Abläufen an

Läuft neben Ihrer Software her

Eingebaut in Ihr Postfach, Ihre Verwaltungssoftware, Ihre Ablage

Zugang per Mail, Schulung gegen Aufpreis

Persönlich eingeführt, Ihr Team geschult, mit Nachweis

Nach der Einrichtung sind Sie allein

Wir betreiben, messen und verbessern weiter

Erfolg ist ein Gefühl

Erfolg wird in gesparten Stunden gemessen

Gehört dem Anbieter

Gehört Ihnen

Ihr Fahrplan: So stellen wir sicher, dass wirklich Zeit gespart wird

  1. 1

    KI-Check

    60 Minuten per Video-Call. Ihre drei größten Zeitfresser, eine Seite Empfehlung.

    kostenlos
  2. 2

    Kick-off & Audit

    Wir messen an echten Vorgängen, wo Ihre Verwaltung am meisten Zeit liegen lässt. Das ist die Ausgangsbasis.

  3. 3

    Lösung bauen

    Für den größten Zeitfresser zuerst, eingebaut in Ihre Software und nach Ihren Regeln.

    Festpreis
  4. 4

    Einführen & schulen

    Persönlich mit Ihrem Team, bis es sitzt. Mit Nachweis zur KI-Kompetenz.

  5. 5

    Nachmessen

    Gesparte Stunden schwarz auf weiß, verglichen mit der Ausgangsbasis aus dem Audit.

  6. 6

    Begleiten

    Wir betreiben, verbessern und nehmen uns den nächsten Zeitfresser vor.

    monatlich kündbar
Tool ausrollen oder Abläufe umbauen?

Wer Abläufe neu gestaltet, spart fast doppelt so oft Zeit.

Nur Tools ausgerollt
29 %
Abläufe neu gestaltet
55 %

Anteil der KI-Nutzer, die mehr als eine Stunde pro Tag sparen.

Schulung entscheidet

Ohne Schulung nutzt kaum jemand KI regelmäßig.

18 %keine
63 %1–5 Std.
82 %5–10 Std.
89 %über 10 Std.

Regelmäßige Nutzung nach Stunden Schulung.

Art. 4 KI-VO

Schulung ist bei uns kein Extra. Die KI-Verordnung verpflichtet Unternehmen, die KI-Kompetenz ihrer Beschäftigten zu fördern. Wir schulen Ihr Team und dokumentieren das für Sie.

Dariusch Zadeh
Dariusch ZadehGründer Hanseprozess · Hamburg

08 · Wer dahintersteht

Praktiker, kein Theoretiker. Ich verbinde zwei Welten.

Die meisten KI-Anbieter kommen aus der Informatik oder aus der KI-Szene. Sie kennen die Technik, aber nicht den Alltag im Büro. Ich komme aus dem Betrieb. Ich hatte die Engpässe selbst und weiß, wo Theorie und Praxis auseinandergehen.

Betrieb weiß, was nervt Technik weiß, wie man baut Hanse- prozess

Wer nur den Betrieb kennt, weiß, was nervt, aber nicht, wie man es baut. Wer nur die Technik kennt, baut Lösungen, die im Alltag niemand nutzt.

Welt 1 · Betrieb

Immobilien und Unternehmen

  • 26 Villen auf Bali entwickelt, gebaut und saniert, als Gründer von Kalani
  • Vermietung und Instandhaltung mit Handwerkern und Dienstleistern
  • 22 Mitarbeitende in der eigenen Gastronomie geführt
  • Verwaltung im Alltag: Belege, Zeiterfassung, Bestellungen, Berichte an Investoren
Welt 2 · Technik

Software, KI und Online-Marketing

  • Eigene Tools im Einsatz: Mängel-Tracker, Rechnungs-Bot, Betriebs-Dashboard
  • Eigene Amazon-Agentur gegründet, 32 Marken betreut
  • Eigene Kaffeemarke mitgegründet: Shop, Ads und Reels selbst gemacht
  • Websites mit KI gebaut, in Stunden statt Wochen
In der TheorieIn der Praxis

„Die Mieter nutzen dann das Portal.“

Sie rufen weiter an. Also muss die Lösung am Telefon und im Postfach ansetzen.

„Die KI beantwortet die Mails.“

Sonderfälle brauchen Ihre Regeln, Ihre Vorlagen und eine Freigabe durch Ihr Team.

„Einmal einrichten, dann läuft es.“

Ohne Schulung und Nachsteuern nutzt es nach drei Monaten niemand mehr.

„Der Handwerker bekommt den Auftrag im System.“

Der Hausmeister will eine WhatsApp. Die Lösung muss beides können.

Bei mir gelöstBei Ihnen heute
Mängel und Handwerker bei 26 VillenSchadensmeldungen, Rückfragen und Handwerker, die nicht zurückrufen
Vermietung und Instandhaltung der VillenMieterwechsel, Wartungen und externe Dienstleister steuern
Belege aus dem laufenden BetriebRechnungen, die abends abgetippt werden
Wöchentliche Berichte an InvestorenEigentümer, die ständig nach dem Stand fragen
Abläufe für 22 MitarbeitendeWissen, das mit einer Kollegin in den Urlaub geht
Mängel-Tracker aus dem eigenen Bauprojekt
Selbst gebaut, täglich im Einsatz

Der Mängel-Tracker aus meinen eigenen Bauprojekten

Jeder Mangel mit Foto, Priorität, Zuständigkeit und Status. Gebaut für den echten Baustellenalltag, nicht für eine Präsentation. Jede Lösung, die wir bauen, lief vorher in einem echten Betrieb.

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